สร้าง Workflow อัตโนมัติสำหรับจัดเก็บหนังสือราชการ ด้วย n8n + LINE + Google Drive + Mistral OCR + OpenAI + Google Sheets

หนึ่งในความท้าทายขององค์กรและหน่วยงาน คือการจัดเก็บ หนังสือราชการและเอกสารสำคัญ ให้อยู่ในรูปแบบที่ค้นหาและใช้งานได้สะดวก
ในบทความนี้ PeakWave จะแชร์วิธีสร้าง Workflow Automation โดยใช้เครื่องมือยอดนิยม:

• n8n (Automation Platform)
• LINE Messaging API
• Google Drive & Google Sheets
• Mistral OCR (สำหรับสกัดข้อความ)
• OpenAI Chat Model (สำหรับ Extract ข้อมูลเป็นฟิลด์โครงสร้าง)

ผลลัพธ์ที่ได้คือ ระบบอัตโนมัติ ที่สามารถ:

• รับไฟล์เอกสารราชการจาก LINE หรือ Google Drive
• สกัดข้อความด้วย OCR
• แยกข้อมูลสำคัญ (เช่น เลขที่หนังสือ, เรื่อง, วันที่, ผู้ลงนาม)
• บันทึกลงใน Google Sheets
• แจ้งผลกลับทาง LINE ทันที

---

สิ่งที่ต้องมี (Prerequisites)

• บัญชี n8n (self-hosted หรือ Cloud)
• LINE Developer Account (Messaging API)
• Google Cloud Project (Enable Drive + Sheets API)
• Mistral API Key
• OpenAI Account (หรือ OpenRouter)

---

ส่วนประกอบใน Workflow

1. LINE Webhook Node

• Path: /webhook-linebot-test
• Method: POST
• รับไฟล์จาก LINE Bot

2. Google Drive Trigger Node

• Event: fileCreated
• Folder ID: โฟลเดอร์หนังสือราชการ
• Trigger เมื่อมีไฟล์ใหม่เข้ามา

3. Get Line File (HTTP Request)

URL: https://api-data.line.me/v2/bot/message/{{ $json.body.events[0].message.id }}/content
Method: GET
Header: Authorization: Bearer <LINE_CHANNEL_ACCESS_TOKEN>
Response: File

4. Set Line Data / Set Drive Data

• จัดโครงสร้างข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบเดียวกัน

5. Merge Node

• รวมข้อมูลจาก LINE + Drive

6. Check File Type (IF Node)

• Regex: .*\.(pdf|jpe?g|png)$
• แยกไฟล์ที่ต้อง OCR

7. Mistral OCR Node

• แปลงไฟล์ PDF/IMG → Text

8. Information Extractor Node (Langchain + OpenAI)

• Extract field เช่น book_id, subject, date, to, signed_by, detail

9. Google Sheets Node

• Operation: Append
• Column mapping: book_id, subject, date, to, signed_by, etc.

10. Reply to LINE (HTTP Request)

• แจ้งกลับผู้ส่งว่าเอกสารถูกบันทึกสำเร็จ

11. Move File (Google Drive)

• ย้ายไฟล์ที่ประมวลผลแล้วออกจากโฟลเดอร์ Trigger

---

Environment Variables ที่ต้องตั้ง

• LINE_CHANNEL_ACCESS_TOKEN → สำหรับดึงไฟล์จาก LINE
• GDRIVE_INVOICE_FOLDER_ID → โฟลเดอร์ Google Drive ที่ใช้ Trigger
• MISTRAL_API_KEY → ใช้กับ Mistral OCR
• GSHEET_ID → Google Sheet ที่บันทึกข้อมูล

---

วิธีทดสอบระบบ

• ส่งไฟล์ PDF/JPG → LINE Bot → ได้ข้อความตอบกลับ + Data เข้า Google Sheets
• อัปโหลดไฟล์เข้า Google Drive → ถูกย้ายออกหลังประมวลผล + Data เข้า Sheets

---

ตัวอย่าง Output

• Google Sheets Template (Make a copy)
• Extract Data from Thai Government Letters with Mistral OCR and Store in Google Sheets

---

สรุป

ด้วย Workflow นี้ องค์กรของคุณสามารถจัดการ หนังสือราชการ ได้อย่างอัตโนมัติจาก LINE หรือ Google Drive → OCR → AI Extract → Google Sheets → แจ้งผลกลับทันที

ที่ PeakWave เราช่วยให้องค์กรเปลี่ยนงานเอกสารที่ซ้ำซ้อนให้กลายเป็นระบบดิจิทัลเต็มรูปแบบ

• ✅ Google Partner
• ✅ n8n Automation Consulting
• ✅ AI + Workflow Solutions

📩 สนใจปรึกษาการทำ Automation ติดต่อ PeakWave ได้เลย